Veel bedrijven zijn goed in het opstarten van projecten en het vinden van nieuwe oplossingen om hun bedrijf te ontwikkelen. Maar we denken zelden na over het opruimen van dingen die geen waarde meer toevoegen. Met haar anti-pilootmethode en onnodige inventaris wil Ulrika Lundin ons uitdagen om andersom te denken.
In plaats van voortdurend nieuwe projecten en oplossingen toe te voegen om onze activiteiten te verbeteren, zouden we misschien moeten beginnen met het verwijderen van wat alleen maar tijd en geld kost. Ulrika Lundin, innovatieleider en serviceontwerper, zegt dat we een nieuwe manier van denken nodig hebben: durven stoppen met dingen die niet langer een functie vervullen. Met haar “antipiloot”-methode helpt ze organisaties om inefficiënte stappen te elimineren en middelen vrij te maken voor wat echt het verschil maakt.
– We moeten dat wat we al hebben verder ontwikkelen en kijken wat we kunnen vereenvoudigen en verwijderen,” zegt Ulrika Lundin.
Knelpunten en tijdverslindende handelingen in beeld brengen
De anti-pilootmethode begint met wat ze een “onnodige inventaris” noemt.
– Alle taken en routines worden op een rijtje gezet om te zien wat overbodig is en kan worden verwijderd. Door elke stap in een proces te visualiseren, wordt het eenvoudiger om knelpunten, duplicatie en tijdverslindende handelingen op te sporen. De redundantie-inventarisatie (Redundantie (Latijn: redundare, ‘overstromen’) is het meer dan benodigd (in overvloed) voorkomen van iets.)) is een hulpmiddel om te begrijpen welke onderdelen geen waarde toevoegen en welke verwijderd kunnen worden.
Lundin beschrijft hoe een gemeente een aantal kostenbesparingen kon realiseren door bijvoorbeeld abonnementen op te zeggen, de verschillende contracten van de gemeente te inventariseren en het aantal lege afvalinzamelingen te verminderen.
Volgens Ulrika Lundin is de reden waarom zo weinig mensen hun processen durven op te schonen vaak psychologisch van aard.
– We vinden het moeilijker om iets te verliezen waarin we hebben geïnvesteerd dan om de toekomstige voordelen te zien die we later zouden krijgen als we zouden stoppen met het uitgeven van tijd of middelen aan iets dat niet langer relevant is.
Klein beginnen en evalueren
Een belangrijk onderdeel van de anti-pilot methode is het documenteren van de testperiode om de resultaten te kunnen analyseren.
Lundin raadt aan om klein te beginnen, met meer en kleinere anti-pilots in plaats van één grote en complexe – misschien door te stoppen met het archiveren van papieren kopieën van documenten die al digitaal bestaan – en vervolgens de impact te evalueren.
– Het is gebruikelijk om de activiteit of het onderdeel dat is verwijderd of gepauzeerd meteen te willen vervangen en het gat op te vullen met iets anders. Maar dan bestaat het risico dat we nalaten ons af te vragen of de activiteit überhaupt wel nodig is.
De anti-pilot benadering en de redundantie-inventarisatie helpen organisaties om te verwijderen wat overbodig is, zodat er meer ruimte is voor wat waarde creëert.
– In de meeste gevallen verbetert de service of oplossing als je een stap vereenvoudigt of verwijdert,” besluit Ulrika Lundin.
Vertaald uit het Zweeds door Henk Stuiver
0 reacties