Praten stoort meer dan we denken!

We zijn (weer) vaker terug op kantoor. Maar ook terug naar andermans telefoontjes en geklets dat onze concentratie verstoort. De problemen zijn het grootst in kantoortuinen/ plaatsen waar dicht op elkaar wordt gewerkt, en is moeilijk aan te pakken, zegt omgevingspsycholoog Patrik Sörqvist.

Iedereen die in kantoortuinen zit, heeft het meegemaakt. Een paar collega’s bij je in de buurt beginnen te praten. Een andere collega krijgt een telefoontje. Verderop in de kamer is een vergadering aan de gang. Je probeert de stemmen los te koppelen en je te concentreren op het werk. Maar tegelijkertijd: wat zeggen ze echt, waar gaat dat telefoontje over?

Sommigen van ons slagen erin de stemmen te negeren, voor anderen is het echter een ergernis.

We zijn gewoon gestoord door al dit gepraat.

Het probleem is steeds relevanter geworden nu de trend naar open en soms op activiteiten gebaseerde kantoren overal ingang heeft gevonden – vandaag de dag werkt naar schatting twee derde van alle kantoormedewerkers in kamers die zij met andere collega’s delen. Er zijn verontrustende studies gepresenteerd. De productiviteit lijkt aanzienlijk te worden beïnvloed. Het is hierdoor ook mogelijk dat het ziekteverzuim zal toenemen.

Gesprekken en de telefoon zijn het meest storend.

Toen kantoorontwerpbedrijf Martela in 2019 aan 4.200 Scandinavische kantoormedewerkers vroeg wat hen stoort op het werk, zei 70 procent van degenen die in kantoortuinen werken dat ze vaak of zeer vaak gestoord worden in hun werk. Wat hen het meest stoorde waren de praatjes en telefoontjes van collega’s.

In een vergelijkbaar onderzoek, uitgevoerd door het Londense kantoorverhuurbedrijf Avanta, zeiden 8 van de 10 dat ze regelmatig gestoord werden, en ze schatten dat hun productiviteit op zulke momenten met gemiddeld 66% daalde.

Natuurlijk kunnen de bedrijven achter deze studies er belang bij hebben dergelijke statistieken onder de aandacht te brengen en vervolgens hun eigen oplossingen voor de problemen te lanceren. De percentages moeten daarom deels met een korreltje zout worden genomen.

Maar uit het onderzoek als geheel blijkt dat veel kantoormedewerkers zich storen aan het geklets om hen heen, en dat dit gevolgen heeft. Dat zegt Patrik Sörqvist, hoogleraar in de  omgevingspsychologie aan de universiteit van Gävle.

– De meeste mensen worden waarschijnlijk wel eens gestoord. Maar dan zijn er individuele verschillen. Uit mijn eigen onderzoek blijkt dat minstens 10-20% wat je noemt gemakkelijk gestoord worden door omgevingsgeluiden.

Als mensen in onze buurt praten, of aan de telefoon, is het moeilijk voor ons om uit te schakelen,” vervolgt hij.

– En het gaat fundamenteel over biologie. Wij hebben een aangeboren aandachtsmechanisme, dat noodzakelijk is en dat een evolutionair voordeel heeft opgeleverd. Het kan gewoon belangrijk zijn om te horen wat er gezegd wordt.

Concentratie lijdt

We hoeven niet actief te luisteren. Maar terwijl we bezig zijn met een taak, is een deel van de hersenen nog steeds bezig met het begrijpen van het gesprek dat vlakbij plaatsvindt. Hoe hard we ook proberen, we kunnen dit soort passief luisteren niet uitschakelen. Concentratie en prestaties lijden eronder.

We worden vooral gestoord door plotselinge geluiden. Ringtones of een lach tijdens een telefoongesprek kunnen ervoor zorgen dat we onze aandacht volledig verliezen,” zegt hij. En als de concentratie eenmaal verbroken is, duurt het een tijdje om die weer terug te krijgen.

Volgens Sörqvist is er een duidelijk verband tussen kantoortuinen en een hoger ziekteverzuim. Lawaai en afleidende geluiden verhogen het stressniveau.

– Dan denk ik dat andere factoren ook een rol spelen. Bacteriën en virussen verspreiden zich gemakkelijker in gebieden waar veel mensen zijn. Het gevoel niet alleen gelaten te worden speelt zeker ook een rol. We hebben allemaal wel eens een pauze nodig. Maar als je je bekeken en misschien gecontroleerd voelt, is het moeilijker om bijvoorbeeld een paar minuten op een computer door te brengen.

Geluid kan goed zijn voor de productiviteit

Christina Bodin Danielsson is architect en onderzoeker aan de KTH School of Architecture. Haar onderzoek richt zich op de interactie tussen mens en milieu. Zij zegt dat de kwestie complex is. Studies tonen aan dat geluiden die belangrijke informatie bevatten goed zijn voor het welzijn en de productiviteit, terwijl ongewenste geluiden ons stress bezorgen.

– In innovatiebedrijven willen mensen meestal bij collega’s zitten met wie ze hun werk kunnen bespreken. Dit heeft grote waarde. Er is een reden waarom soms wordt gezegd dat een rustige werkplek een slechte werkplek is.

Maar het is een ander verhaal met de gesprekken die je niet wilt horen. Er zijn aanwijzingen dat dergelijke afleidingen bijdragen tot stress en uiteindelijk een verhoogd risico op ziekteverzuim. Uit een Deense studie blijkt dat het ziekteverzuim toeneemt wanneer meer dan zes personen bij elkaar zitten, maar de onderzoekers achter de studie verklaren dit vooral door een groter risico op verspreiding van infecties.

Christina Bodin Danielsson en collega’s hebben onderzocht hoe het ziekteverzuim verschilt tussen verschillende soorten kantoren.

– Wat we ontdekten was dat er een aanzienlijk hoger risico was op korter ziekteverzuim in traditionele kantoortuinen en in activiteitenkantoren zonder ondersteunende functies zoals stille ruimtes en speciale vergaderruimten. Uitgesplitst naar geslacht bleek dat mannen, maar niet vrouwen, een verhoogd risico op ziekteverzuim hadden in activiteitengebaseerde flexkantoren. We weten niet echt waarom.

Neem problemen serieus.

Maar wat kun je doen om niet gestoord te worden in een open kantooromgeving? Patrik Sörqvist zegt dat de kwestie eerst en vooral deel moet uitmaken van het systematische beheer van de werkomgeving op de werkplek.

– U moet hiernaar kijken in gezondheids- en veiligheidsonderzoeken en personeelsenquêtes. Je moet de problemen gewoon serieus nemen.

Een deel ervan is te voorkomen,” vervolgt hij. Speciale vergaderzalen en aparte ruimtes voor telefoongesprekken kunnen de problemen verminderen. Er zijn ook technische oplossingen, zoals koepels boven individuele werkplekken, die het lawaai van gesprekken aanzienlijk kunnen verminderen.

Maar tegelijkertijd plaatst hij vraagtekens bij de trend naar steeds meer open kantoorlandschappen in verschillende vormen.

– In feite vind ik het moeilijk om het voordeel ervan in te zien. Natuurlijk bespaar je geld door minder ruimte, maar ik vraag me af of de kosten in termen van stress en lagere productiviteit niet groter zijn.

// JONAS FOGELQVIST, Du&jobbet  ** vertaald door Henk Stuiver **