Wandelvergaderingen zijn goed voor de gezondheid en de creativiteit, zo blijkt uit onderzoek. Maar het is moeilijk om tegelijkertijd te wandelen en aantekeningen te maken. Michael Schüller, CEO van de organisatie Svenska Möten, geeft tips over hoe je de documentatie goed krijgt.
Wandelbijeenkomsten zijn populair geworden en tijdens de pandemie zijn ze echt van de grond gekomen. Er werden ook buitenconferenties georganiseerd. De voordelen van vergaderen in de buitenlucht zijn talrijk, zegt Michael Schüller.
Wandelende vergaderingen doorbreken de zittende levensstijl en we krijgen afwisseling in ons werk.
– Onderzoek toont aan dat tijd doorbrengen in de natuur stressniveaus verlaagt en dat we sneller herstellen. We krijgen meer daglicht, wat belangrijk is voor ons welzijn. Onderzoek toont ook aan dat ons denken, en vooral onze creativiteit, wordt gestimuleerd. Studies tonen aan dat we creatiever problemen oplossen als we stapvoets bewegen dan wanneer we zitten.
De meeste vergaderingen kunnen buiten worden gehouden. Maar, zoals bij alle vergaderingen, zijn een goede planning en duidelijke doelstellingen over wat je uit de vergadering wilt halen essentieel. Alle deelnemers moeten het doel en de doelstellingen kennen. En het moet duidelijk zijn wie waarvoor verantwoordelijk is, zoals voor documentatie.
Documentatie lijkt misschien moeilijker te realiseren tijdens een wandeling in de buitenlucht dan in een vergaderruimte op kantoor. Maar dat hoeft niet zo te zijn, zegt Michael Schüller. Je kunt bijvoorbeeld notities dicteren op je telefoon of korte notities schrijven op je mobiele telefoon. Zelfs grote conferenties kunnen er baat bij hebben als sommige delen buiten worden gehouden.
– Na een lezing kunnen mensen in kleinere groepen worden verdeeld om onderwerpen te bespreken en dit is iets wat gemakkelijk buiten kan worden gedaan. Het voordeel hiervan is dat je niet de hele tijd stil zit en volgestopt wordt met informatie, maar dat je buiten in het daglicht kunt bewegen,” zegt Michael Schüller.
De werkgever kan de weg wijzen
Er bestaat een zekere angst om minder serieus over te komen als je ervoor kiest om een wandelend overleg buiten te houden in plaats van in de gebruikelijke vergaderomgeving binnen. Michael Schüller heeft dit ondervonden. Zijn advies is dat meer senior managers het voortouw moeten durven nemen om die houding te veranderen.
Maar er zijn ook valkuilen die ervoor kunnen zorgen dat de buitenvergadering niet wordt wat je voor ogen had.
– Een goede planning en duidelijke rollen zijn belangrijk. Anders loop je misschien rond en heb je het gezellig, maar vergeet je wat je moet doen. Je moet ook overwegen of en hoe de buitenomgeving het doel van de vergadering ondersteunt.
Dan is het weer natuurlijk een factor die moet worden meegenomen in de planning.
– Je moet een plan B hebben als het weer zo slecht is dat het niet mogelijk is om buiten te zijn. Wat moet je dan doen?
Voor degenen die nieuwsgierig zijn om een wandelmeeting te proberen maar niet zeker weten of het zal werken, is het heel goed mogelijk om langzaam te werk te gaan.
– Je kunt klein beginnen en een deel van de vergadering buiten houden en dan stap voor stap verder gaan,” zegt Michael Schüller.
Vertaald met www.DeepL.com/Translator (gratis versie)
0 reacties